Je nařízení homeoffice bezzubé?

Usnesení vlády ze dne 26. října 2020 přineslo řadu zákazů, omezení a nařízení, přičemž ve svém bodě III. odst. 4 stanoví: „Nařizuje se zaměstnavatelům využívat práci na dálku, pokud ji zaměstnanci mohou vzhledem k charakteru práce a provozním podmínkám vykonávat v místě bydliště.” Skupinu zaměstnavatelů, kteří práci z domova svým zaměstnancům dosud neumožňovali, tedy přinejmenším staví do svízelné pozice. Je na místě se opravdu zamyslet nad tím, zda vládní nařízení poruší, pokud zaměstnance i nadále nechají chodit do práce, resp. na pracoviště. 

V první části příspěvku se budeme věnovat tomu, kteří zaměstnavatelé mají povinnost práci z domova (dále také jako „homeoffice“) nařídit. Následuje druhá část upravující smluvní ošetření homeofficu a situace, kdy zaměstnanec odmítne na smluvní dohodu přistoupit. Třetí popisuje eventuální náhrady zaměstnancům ze strany zaměstnavatele. Poněkud specifickou problematiku představuje zranění zaměstnanců během homeofficu, které rozebíráme ve čtvrté části. A konečně v závěru zodpovíme otázku, zda je skutečně homeoffice povinný a zda hrozí zaměstnavatelům sankce za jeho nedodržení.

1) Kteří zaměstnavatelé mají povinnost práci z domova nařídit?

Práce z domova je v dnešní době termínem, který už každý dobře zná. V posledních letech se tento způsob práce rozšiřoval ze sektoru IT i mezi ostatní odvětví a kvůli koronavirové krizi se nově stal téměř nezbytným. Přechod na homeoffice však pro společnost ani pro zaměstnance nemusí být tak jednoduchý, jak by se mohlo na první pohled zdát. Ne každý zaměstnavatel splňuje všechny zákonné a smluvní požadavky, aby mohl ze dne na den „nařídit“ svým zaměstnancům vykonávat práci z domova a stejně tak nemusí být vybaven potřebným zařízením umožňujícím práci na dálku. A nakonec ne každou práci je také možné z domova vykonávat. 

Podle některých by homeoffice nařídit mohli a měli ti zaměstnavatelé, jejichž předmětem podnikání je poskytování služeb v soukromém sektoru, které lze poskytovat na dálku (obchodní poradci všeho druhu, účetní, právní služby a mnohé další). Šlo by ale o velké zjednodušení celé situace. 

Homeoffice by měli nařídit ti zaměstnavatelé:

• u kterých je to objektivně možné s ohledem na povahu, charakter práce a nastavení informačních systémů, 
• u kterých existuje zákonný podklad pro to, aby zaměstnanci vykonávali práci z domova (dohoda o výkonu práce z domova, sjednáno v pracovní smlouvě), 
• kteří jsou schopni poskytnout zaměstnancům vhodné nástroje pro práci nebo zaměstnanci souhlasí s užíváním vlastních prostředků,
• u kterých jsou zaměstnanci schopni dodržet zásady bezpečnosti práce a dalšího (např. zabezpečení informací, ochrana osobních údajů). 

Jsou tady také subjekty, které homeoffice nařídit nemusí. Pokud budeme kategoricky vycházet z nařízení vlády, jedná se o povolání, která se zaměřují na bezpečnost, vnitřní pořádek a řešení krizových situací, ochranu zdraví, poskytování zdravotní a sociální péče, duchovní péči, veterinární péči, provoz veřejné hromadné dopravy či zásobování a rozvážkové služby. 

Nad rámec již zmíněného je vhodné uvést, že nařízení samozřejmě dopadá i na veřejný sektor. Tedy i zaměstnanci ve veřejné sféře musí aktuálně pracovat z domova – samozřejmě opět pouze tam, kde je to možné (je například nemyslitelné, aby v aktuální době probíhala  nařízená soudní jednání skrze platformy MS Teams či Zoom). Vládní nařízení se tedy aktuálně dotklo zejména učitelů, administrativních pracovníků či zaměstnanců jiných státních služeb.

2) Jak se zaměstnancem homeoffice smluvně ošetřit?

Zákoník práce klade na výkon práce z domova nejeden požadavek a nějaké administrativní zátěži spojené se smluvní úpravou se nevyhneme. Málokterý zaměstnavatel pomyslel na možnost homeoffice již při uzavírání pracovní smlouvy, proto se nyní v řadě případů přistupuje k samostatným dohodám řešící tento pracovní režim.

Jednou z možností je uzavřít dohodu o výkonu práce z domova, která je dodatkem k pracovní smlouvě a musí být uzavřena v písemné formě při dodržení striktní úpravy dle § 334 a násl. zákona č. 262/2006 Sb., zákoníku práce (dále jako „zákoník práce“). Může tudíž reagovat na konkrétní situaci a potřeby v daném období. Současně nelze opomenout nespornou výhodu spočívající v tom, že takovou dohodu lze snadno měnit a může být uzavřena nebo ukončena nezávisle na (hlavní) pracovní smlouvě se zaměstnancem. Bylo by také možné uvažovat nad vydáním vnitřního předpisu, který by podmínky práce z domova upravoval, ale to jen stejně nebo výhodněji než zákon.

Ať již ale dojde k úpravě podmínek homeoffice dodatkem (tj. v samostatné dohodě), nebo v rámci pracovní smlouvy, je potřeba upravit minimálně bezpečnost a ochranu zdraví při práci, náhradu nákladů a určení zařízení pro práci, podmínky výkonu práce z domova, způsob a kontrolu dodržování pracovní doby a plnění úkolů. Rovněž je vhodné upravit vedlejší oblasti (např. s ohledem na přítomnost dalších osob v domácnosti nebo nezabezpečení sítě), jako jsou zachování mlčenlivosti či obchodního tajemství a další.

Velmi důležitá je úprava bezpečnosti a ochrany zdraví při práci – kvůli homeoffice zaměstnance by se posléze zaměstnavateli jen těžko dokazovalo, že k případnému úrazu nedošlo v pracovní době, byť se zaměstnanec mohl doma zranit při běžných činnostech nespjatých s plněním pracovních úkolů (např. krájet a pořezat se). 

Závislá práce musí být podle zákoníku práce vykonávána pouze na náklady a odpovědnost zaměstnavatele. Rovněž proto doporučujeme pamatovat na náhradu zaměstnancových nákladů ve smyslu § 190 odst. 1 zákoníku práce, kterou je možné stanovit třeba paušálně a přidat ji ke mzdě. Typicky se jedná o náklady na elektřinu, internetové připojení a další, které by zaměstnanec mohl chtít proplatit.

Pokud dochází k užívání pracovních zařízení, je také vhodné smluvně stanovit, jaká zařízení jsou konkrétně využívána a rovněž že bez souhlasu zaměstnavatele nelze používat jiné pracovní pomůcky. Pokud nevybavíte zaměstnance např. pracovním notebookem, nemá povinnost využívat pro práci vlastní. Taková situace by se posoudila jako překážka v práci na straně zaměstnavatele a notebookem nevybavený zaměstnanec by měl právo na náhradu mzdy ve výši průměrného měsíčního výdělku. V opačném případě náleží zaměstnanci za použití vlastního notebooku náhrada. 

Zcela samostatnou otázkou je pak dostupnost zaměstnance, komunikace s ním a proces zadávání a předávání úkolů, na které se váže i rozvržení pracovní doby. To může být dle § 317 písm. a) zákoníku práce flexibilní, a dává proto smysl např. vymezit čas, na který si zaměstnanec práci rozvrhovat nemá, případně čas, kdy má být dostupný. Samozřejmě zde musí existovat určitá míra důvěry a kontroly, přičemž nastavení těchto mechanismů už je na každém zaměstnavateli.

Ale co když zaměstnanec dohodu nepřijme a v pracovní smlouvě nic sjednáno není? Bohužel v takovém případě má zaměstnavatel dosti svázané ruce. Pokud by teoreticky došlo k extrémní situaci a zaměstnavatel by již nedokázal nadále zajistit fungování zaměstnance na pracovišti, mohlo by dojít ke vzniku překážek na straně zaměstnavatele, a zaměstnanec by tak dostával náhradu mzdy nebo platu.

Pracovněprávní vztah mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem se i během homeoffice neustále řídí zákoníkem práce. Pokud bylo například místo výkonu práce sjednáno jako „město Brno“, lze uvažovat nad možností, že zaměstnavatel zaměstnanci uloží povinnost pracovat z domova i bez podepsání jakékoliv dohody. To by ale bylo zavádějící, protože zaměstnanec při absenci dohody může prostě práci z domova odmítnout nebo oznámit, že jeho pracovní místo neodpovídá požadavkům na ochranu zdraví při práci a vesele opět do kanceláře přijít. Pokud by navíc zaměstnanec souhlasil s výkonem práce z domova bez jakékoliv dohody, může zaměstnavateli vyúčtovat každý sebemenší náklad. Kdyby jako místo výkonu práce byla navíc sjednána toliko přesná adresa kanceláře zaměstnavatele a zaměstnanec bydlel mimo město, které je určeno jako místo výkonu práce, je homeoffice bez dohody se zaměstnancem v podstatě nemožný.  

Pokud tedy zaměstnanec nepřijme dohodu, v pracovní smlouvě není práce z domova řešena a zaměstnanec odmítne z domova pracovat, zaměstnavatel nemá možnost mu homeoffice nařídit.

3) Musím zaměstnanci na homeofficu platit nějaké náhrady? A proč?

Zaměstnanec se za jistých okolností může po zaměstnavateli dožadovat náhrady účelně vynaložených nákladů na práci, popřípadě náhrady nákladů spojených s opotřebením vlastního zařízení, počínaje opotřebením vlastního počítače a stolu, konče náklady na elektřinu. Sjednání výše této náhrady pak odráží ustanovení § 190 odst. 1 zákoníku práce, podle kterého je možné se na této náhradě dohodnout, nebo ji stanovit vnitřním předpisem. Zaměstnavatelům proto doporučujeme jasné smluvní upravení toho, zda zaměstnanec má využívat pracovní notebook a telefon, eventuálně stanovení konkrétních vlastních prostředků zaměstnance pro výkon práce. 

Náhradu dalších skupin nákladů je možné vyřešit dohodnutím např. paušální částky nad rámec mzdy (či odměny), která bude sloužit právě k pokrytí těchto nákladů. Náklady by se měly určovat pro každého zaměstnance nebo jejich skupinu individuálně, ovšem ne do takové míry, aby tím došlo k diskriminaci ostatních zaměstnanců. Náhrady nemusejí představovat zásadní částku. Ostatně náklady na provoz počítačové výpočetní techniky z domova nejsou tak vysoké v porovnání s náklady, které jako zaměstnavatel hradíte za běžnou každodenní přítomnost zaměstnanců v kanceláři. Stanovená částka by tak měla být přibližně stejná, v jistých případech i nižší. Typicky půjde např. o několik stovek korun navíc ke mzdě nebo platu.

Pokud vám fixní tarif nevyhovuje, pak je možné zvolit individuální proplacení nákladů na základě žádosti zaměstnanců. V tomto režimu by zaměstnanec k žádosti doložil, co vše použil k práci a co požaduje proplatit. Tato varianta může zaměstnavateli připravit řadu překvapení. V obou případech je pak náhrady nad rámec mzdy nebo platu možné vyplácet buďto současně se mzdou, či v jiných pravidelných intervalech na účet zaměstnance evidovaný v mzdovém systému.

4) Co když se zaměstnanec doma zraní?

Jak již bylo zmiňováno výše, v rámci práce z domova je na zaměstnavateli, aby bezpečnost při práci upravil pomocí vnitřního řádu či přímo v dohodě o práci z domu.  Podle zákoníku práce zůstávají všechny jeho povinnosti na zajištění bezpečnosti zaměstnance zachovány. Zaměstnavatel by se tedy měl postarat o požární ochranu, revizi elektrických zařízení, zajištění vhodné míry hluku a světla atd. V praxi je to samozřejmě nemožné a je vhodné zaměstnanci nařídit, aby dodržoval ve své domácnosti zvýšenou obezřetnost. V případě úrazu by pak mohlo dojít k šetření, zda byl úraz skutečně pracovní a zda zaměstnavatel dodržel všechny své zákonné povinnosti k zajištění bezpečnosti.

Bezpečnost a ochrana zdraví při práci je jednou z velkých slabin homeoffice. Zaměstnavatelé na sebe za současného stavu berou poměrně velké riziko toho, že pokud by došlo ke komplikacím, čeká je složité dokazování nebo nahrazování škody zaměstnanci. 

5) Je vůbec „nařízení práce z domova“ povinné? A hrozí mi trest v případě nerespektování vládního nařízení?

Jak už tomu v právu bývá, odpověď nebude jednoznačná. Pokud se jedná o typ práce, který je možné vykonávat z domova alespoň částečně, je možné o homeoffice a jeho nařízení uvažovat, nicméně v pracovní smlouvě nebo v samostatném dodatku doporučujeme ideálně sjednat podmínky výkonu práce z domova. Další možností je mít v pracovní smlouvě místo výkonu určené tak široce, že je v jeho rámci možné nařídit zaměstnanci pracovat z domova (i v případě takového řešení musí zaměstnavatel počítat se všemi dopady homeoffice, počínaje náhradou nákladů zaměstnanci a konče riziky odpovědnosti spojenými s ochranou bezpečnosti a zdraví při práci). 

I přes veškerou snahu zaměstnavatele podmínky práce z domova umožnit může zaměstnanec odmítnout z domova pracovat a vrátit se na obvyklé pracoviště. V takovém případě má bohužel zaměstnavatel svázané ruce. Práci z domova musí umožňovat provozní podmínky bytu nebo domu zaměstnance. Posouzení jejich bezpečnosti a dostatečnosti je pak na odpovědnosti každého zaměstnavatele a jen velmi těžko zde budeme hledat nějaká objektivní měřítka.

O sankci pro zaměstnavatele lze uvažovat jedině v případech, kdy by byly navozeny pro homeoffice ideální bezpečnostní a provozně-technické podmínky ve smyslu výše uvedeného, zaměstnanec o práci z domova stál a souhlasil s ní, avšak zaměstnavatel by homeoffice neumožnil nebo se ani nepokusil jednání o uzavření dohody a přechodu na homeoffice iniciovat. V takovém případě by se mohlo jednat o přestupek dle § 34 písm. a) zákona č. 240/2000 Sb., o krizovém řízení a o změně některých zákonů, za který zaměstnavateli hrozí pokuta až ve výši 3 000 000 Kč. Podle našeho právního názoru však lze povinnost nařídit homeoffice mezi definované přestupky zařadit jen s obtížemi a v případě uložení sankce doporučujeme zaměstnavatelům vyhledat právní služby. Samotná problematika případného uložení pokuty je komplikovaná a jistě by zasloužila vlastní článek.